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Lizenzverwaltung (Lizenzverwaltung)

Evelyn Böhle
Aktualisiert

Einleitung

Mit dem Update auf advoware in Version 6 wird auch die neue Lizenzverwaltung aktiviert. Dieser Leitfaden dient zum einen als Dokumentation zum besseren Verständnis der Lizenzverwaltung und zum anderen als Hilfe zur Lösung der am häufigsten auftretenden Probleme.

Funktionsweise

Damit advoware und seine verschiedenen Module verwendet werden können müssen entsprechende Lizenzen erworben werden. Diese Lizenzen werden vom advoware Manager zentral verwaltet. Beim Start von advoware wird z.B. versucht, eine Arbeitsplatzlizenz für das Produkt "advoware Kanzleisoftware" zu reservieren. Nur wenn eine Lizenz erfolgreich reserviert werden konnte kann das entsprechende advoware Modul auch verwendet werden. Es existieren unterschiedliche Arten von Lizenzen. Die wichtigsten sind Lizenzverwaltung (Lizenzverwaltung)#Arbeitsplatzlizenzen und Lizenzverwaltung (Lizenzverwaltung)#Netzwerklizenzen. Die erworbenen Lizenzen werden pro Kundennummer zu einer Lizenzdatei zusammengefasst. Diese Lizenzdateien werden von der ReNoWin Datentechnik GmbH erzeugt und zur Verfügung gestellt und sind jeweils für einen Zeitraum von einem Monat gültig. Damit die Lizenzen verwendet werden können muss die entsprechende Lizenzdatei im advoware Manager eingespielt werden.

advoware Manager

Der advoware Manager ist als Windows Dienst umgesetzt und wird vom advoware 6 Setup automatisch mit installiert. Falls eine manuelle Installation nötig sein sollte so sollte diese möglichst an dem Computer erfolgen, auf dem auch der advoware Datenbankserver läuft. Der advoware Manager macht sich im Kanzleinetzwerk per SSDP bekannt, so dass die verschiedenen advoware Arbeitsplätze den manager im Normalfall automatisch finden und verwenden können.

Arbeitsplatzlizenzen

Die Anzahl an Arbeitsplatzlizenzen gibt vor, an wie vielen unterschiedlichen Arbeitsplätzen gleichzeitig ein bestimmtes Modul verwendet werden kann. Wurden z.B. 3 Arbeitsplatzlizenzen "advoware Kanzleisoftware" erworben, so kann advoware an 3 verschiedenen Arbeitsplätzen gleichzeitig verwendet werden. An diesen 3 Arbeitsplätzen kann advoware  jeweils beliebig oft gestartet werden, z.B. um komfortabel in mehreren Datenpools zu arbeiten.

Zu den Arbeitsplatzlizenzen zählen folgende Module:

  • advoware Kanzleisoftware

  • advoware digitales Diktat

  • advoware Notariat

  • advoware Viewer

Netzwerklizenzen

Netzwerklizenzen sind bei der gleichzeitigen Nutzung von verschiedenen Arbeitsplätzen nicht beschränkt. Liegt eine Netzwerklizenz für ein bestimmtes Modul vor so kann dieses Modul an beliebig vielen Arbeitsplätzen gleichzeitig verwendet werden. Eine Besonderheit bei Netzwerklizenzen gibt es im Zusammenhang mit Bürogemeinschaften.

Zu den Netzwerklizenzen zählen folgende Module:

  • advoware Toolbox

  • advoware online Akte

  • advoware Inkasso

Einspielen einer Lizenzdatei

Um den Benutzer beim Einspielen einer Lizenzdatei in den advoware Manager zu unterstützen gibt es in der advoware Kanzleisoftware den Lizenz-Assistenten. Dieser wird entweder automatisch beim Start von advoware geöffnet falls keine gültige Lizenzdatei gefunden werden konnte oder er kann manuell über das advoware Hauptmenü → ? → Lizenzverwaltung → Lizenz-Assistent geöffnet werden. Der Lizenz-Assistent ist selbsterklärend gestaltet. Grundsätzlich werden 2 verschiedene Methoden zur Einspielung einer Lizenzdatei unterschieden.

Lizenzdatei anhand von Rechnungsdaten automatisch anfordern

Diese Methode funktioniert, wenn ein Update auf advoware 6 installiert wurde oder generell bei allen Kunden, die bereits eine Rechnung erhalten haben.

Manuelles Einspielen der Lizenzdatei

Ist bereits eine Lizenzdatei vorhanden so kann diese auch direkt und ohne die Eingabe von Rechnungsdaten in den advoware Manager eingespielt werden. Lizenzdateien sind nach folgendem Schema benannt: [Kundennummer].json wobei [Kundennummer] die 10-stellige Kundennummer ist. Ist keine Lizenzdatei vorhanden und kann auch die automatische Anforderung nicht durchgeführt werden, so kann eine Lizenzdatei vom Support angefordert werden. Dazu muss die Registrierungs-ID über die entsprechende Schaltfläche im Lizenz-Assistenten ausgegeben und an den Support übermittelt werden.

Löschen einer Lizenzdatei

Um eine Lizenzdatei zu löschen muss der advoware Manager angehalten werden, die entsprechende Lizenzdatei [Kundennummer].json aus %PROGRAMDATA%\Advo-web GmbH\advoware.manager\Lizenzdateien gelöscht und anschließend der advoware Manager neu gestartet werden.

advoware Manager im Kanzleinetzwerk

advoware Manager Kanzleinetzwerk.drawio.png

Automatisches Auffinden

Damit die advoware Arbeitsplätze den advoware Manager automatisch finden und verwenden können müssen Manager und die Arbeitsplätze im gleichen Subnetzwerk miteinander verbunden sein. Weiterhin muss sichergestellt werden, dass  SSDP in diesem Subnetzwerk funktioniert und nicht von einer Firewall oder anderen Systemen unterbunden wird.

Falls die Suche per SSDP keinen oder mehr als einen advoware Manager findet, so wird zusätzlich die sql.ini Konfigurationsdatei ausgewertet. Wird darin ein SqlBase Server für die gewünschte Datenbank gefunden, so wird dessen IP Adresse und der Standard TCP Port 8300 für die Verbindung zum advoware Manager verwendet. Bei Installationen, in denen der Standard TCP Port des advoware Manager geändert wurde funktioniert dieser Mechanismus nicht mehr.

Adresse des advoware Manager manuell konfigurieren

Unter bestimmten Bedingungen kann es notwendig sein, die IP Adresse, unter der der advoware Manager von den Arbeitsplätzen aus erreichbar ist, manuell zu konfigurieren. Dies kann u.a. in folgenden Fällen notwendig sein:

  • SSDP funktioniert nicht

  • Es gibt mehrere advoware Manager im gleichen Subnetzwerk

  • Ein advoware Arbeitsplatz verbindet sich über einen VPN Tunnel in das Kanzlei Netzwerk

Die IP Adresse des advoware Manager kann über einen bestimmten Eintrag vom Typ Zeichenfolge in der Windows Registrierung vorgegeben werden. Dieser Eintrag ist im Standardlieferumfang nicht enthalten und muss manuell angelegt werden:

Schlüssel Windows Registrierung
Computer\HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Advo-ware\advowareManagerAddress

Der Wert dieses Eintrages muss derart gestaltet sein, das die IP Adresse und die Portnummer des advoware Manager getrennt durch einen Doppelpunkt angegeben werden (ip:port).

Beispiel
192.168.99.1:8300

VPN Arbeitsplätze

Falls ein Arbeitsplatz per VPN auf den Datenbankserver und / oder den advoware Manager zugreifen soll und an diesem Arbeitsplatz eine lokale advoware Installation existiert, so ist an diesem Arbeitspatz der Dienst "advoware Manager" (sofern vorhanden) zu deaktivieren oder zu deinstallieren. Mehrere advoware Manager im gleichen Netzwerk können zu Problemen führen und erfordern üblicherweise die manuelle Konfiguration der advoware Manager Adresse.

Es sollte nur auf ausdrückliche Anweisung des Support eine Lizenzdatei an einem VPN Arbeitsplatz mit lokal installiertem und aktivem advoware Manager eingespielt werden.

Bürogemeinschaften

In so genannten "Bürogemeinschaften" teilen sich mehrere Kunden einen advoware Manager und oft auch einen Datenbankserver. Für diesen Fall können im advoware Manager mehrere Lizenzdateien eingespielt werden.

Arbeitsplatzlizenzen

Die Anzahl der Arbeitsplatzlizenzen in Bürogemeinschaften ergibt sich aus der Summe der jeweiligen Lizenzen aller eingespielter Lizenzdateien. Wenn z.B. eine Bürogemeinschaft aus 3 Kunden besteht die jeweils 3 Arbeitsplatzlizenzen für advoware Kanzleisoftware erworben haben, so kann an 9 verschiedenen Arbeitsplätzen gleichzeitig mit advoware gearbeitet werden.

Netzwerklizenzen

Die Nutzung von Netzwerklizenzen in Bürogemeinschaften stellt einen Sonderfall dar. Siehe Zuordnung eines Datenpools zu einer Kundennummer

Zuordnung eines Datenpools zu einer Kundennummer

Damit geprüft werden kann, ob ein bestimmter Kunde einer Bürogemeinschaft eine bestimmte Netzwerklizenz erworben hat, müssen alle Datenpools einer Kundennummer zugeordnet werden. Die Zuordnung eines Datenpools zu einer Kundennummer wird bei der Anmeldung in advoware erzwungen, sofern es sich um eine Bürogemeinschaft handelt bzw. mehr als eine Lizenzdatei vom advoware Manager verwendet wird.

Die Zuordnung ist endgültig und kann später nur noch durch den Support in begründeten Ausnahmefällen geändert werden!

  1. Die gewünschte Kundennummer im Auswahlfeld unter "Lizenzdateien" auswählen.

  2. Auf die Schaltfläche "Datenpool zuordnen" klicken.

Häufige Probleme

Zuordnung von Datenpools zu einer Kundennummer

Lösung: Siehe Zuordnung eines Datenpools zu einer Kundennummer

Die Lizenzverwaltung konnte nicht initialisiert werden

Lösung:

  1. Prüfen ob der advoware Manager fehlerfrei im gleichen Subnetzwerk läuft

  2. Ist das der Fall kann es helfen, die IP Adresse des advoware Manager manuell zu konfigurieren

Von der Lizenz *** wird bereits die maximale Anzahl verwendet

Dieser Fehler tritt auf, wenn von einer Arbeitsplatzlizenz bereits die maximal erlaubte Anzahl gleichzeitiger Nutzung erreicht ist. Mögliche Lösungen sind:

  • Lizenzen an anderen Arbeitsplätzen frei geben z.B. in dem advoware beendet wird

  • Zusätzliche Lizenzen erwerben

  • In Umgebungen in denen mehr als ein advoware manager pro Subnetzwerk verwendet wird kann es auch sein, dass versucht wird, vom falschen Manager Lizenzen zu reservieren. In dem Fall kann es helfen, die IP Adresse des advoware Manager manuell zu konfigurieren

Die Lizenz *** wurde nicht erworben!

Lösung:

Bei der Anforderung der Lizenzdatei ist ein Fehler aufgetreten!

Das passiert u.a. wenn die Uhrzeit am Kunden-Server um mehr als 3 Minuten falsch geht.

 

Kunde fällt in Notbetrieb

In der Logdatei steht:

2023-04-22 23:09:36.384 [ERR] (Renowin.AdvoNet.Advoware.Manager.Services.LicenseFileManager) HTTP Fehler beim Abrufen der Lizenzdatei für Kundennummer XXXXXXXXXX!
System.Net.Http.HttpRequestException: Response status code does not indicate success: 400 (Bad Request).
at System.Net.Http.HttpResponseMessage.EnsureSuccessStatusCode()
at Renowin.AdvoNet.ClientServer.Services.RestClient.GetToken(IdentityHMAC identityHMAC, CancellationToken cancellationToken) in D:\Work\renowin\OnlineTools\renowin.advonet\Renowin.AdvoNet.ClientServer\Services\RestClient.cs:line 143
at Renowin.AdvoNet.Advoware.Manager.Services.LicenseFileManager.DownloadLicense(Lizenzdatei lizenzdatei, CancellationToken stoppingToken) in D:\Work\renowin\OnlineTools\renowin.advonet\Renowin.AdvoNet.Advoware.Manager\Services\LicenseFileManager.cs:line 187
2023-04-22 23:09:36.394 [INF] (Renowin.AdvoNet.Advoware.Manager.Services.AdvowareSessionManager) Lizenzdatei wurde aktiviert, Kundennnummer XXXXXXXXXX.

Lösung: Serverzeit synchronisieren. Die Uhrzeit darf nicht mehr als 3 Minuten abweichen.

 

Was ist zu prüfen, wenn die Lizenzverwaltung nicht aktiv ist?

Ein Problem ist, dass bei vielen der betroffenen Kanzleien das automatische Abrufen der verlängerten Lizenzdatei vom Lizenzserver durch den advoware Manager nicht klappt. Hierfür gibt es verschiedene Gründe:

  1. Uhrzeit des Arbeitsplatzes mit advoware Manager weicht um mehr als 2 Minuten ab

  2. Firewall verhindert das Aufrufen von https://security.advo-net.net (intern)

  3. Arbeitsplatz mit advoware Manager verfügt generell über keine Internetverbindung

  4. unbekannte Probleme (Hotline)

Den Abruf der Lizenzdatei durch den Manager kann man leicht testen in dem man in advoware die Lizenzverwaltung öffnet (? -> Lizenzen -> Lizenzverwaltung) und auf "Aktualisieren" klickt. Dadurch werden alle vorhandenen Lizenzdateien erneut vom Lizenzserver abgerufen. Läuft dies zügig und ohne Fehler durch so können die Lizenzdateien automatisch erneuert werden. Dauert der Vorgang länger als 9 Sekunden oder kommt eine entsprechende Fehlermeldung, so liegt ein Problem vor. Wenn ihr das Problem nicht lösen könnt, am besten direkt die Protokolldatei (an dem Arbeitsplatz, wo auch der advoware Manager läuft!) erstellen und mir zur Verfügung stellen, ich denke eine Art Weclapp Sammelticket würde sich hier anbieten.

 

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